Работодатель может установить камеры и осуществлять наблюдение за сотрудниками компании. Однако здесь нет свободы. Существуют правила, которые абсолютно необходимо соблюдать. Что вы должны иметь в виду? Какие формальности должны быть соблюдены?

Мониторинг сотрудников

Наблюдение на рабочем месте и вокруг него может осуществляться только по строго определенным причинам. Они перечислены в статье 214.2 Трудового кодекса. Контроль за сотрудниками должен быть необходим для обеспечения:

• безопасность сотрудников;
• защита имущества;
• контроль производства;
• сохранение тайны информации, раскрытие которой может нанести ущерб работодателю.

Использование мониторинга должно быть необходимым для достижения этих целей. Наблюдение за сотрудниками возможно только в этих случаях. Поэтому он не может быть введен, например, для контроля времени прибытия сотрудников на работу.

Запись только видео, но не звука

Трудовой кодекс разрешает наблюдение за работниками, но это относится к видеонаблюдению в офисе https://freedom-vrn.ru/cctv_office. В положении говорится о «технических средствах для записи изображений». Не упоминается, что камеры могут записывать и звук. Поэтому недопустимо устанавливать камеры с микрофонами или размещать одни только микрофоны на рабочем месте.

Как и когда предупреждать сотрудников?

Не допускается запись сотрудников «из укрытия», даже если камеры установлены, например, в коридорах или перед входом в компанию. Сотрудники должны быть заранее проинформированы о мониторинге. Зоны, охватываемые камерами, должны быть обозначены.

Как сообщить сотрудникам о проведении мониторинга?

Если в компании уже установлен мониторинг сотрудников, а на работу принимается новый сотрудник, то перед допуском к работе ему должна быть предоставлена письменная информация о:

• цели мониторинга;
• объеме мониторинга,
• как будет применяться мониторинг.

Если мониторинг сотрудников был установлен в компании, где есть сотрудники, то перед его вводом в эксплуатацию необходимо уведомить сотрудников. Это должно быть сделано в порядке, обычном для данного работодателя, не позднее чем за две недели до начала мониторинга. Это можно сделать, например, разослав сообщение на электронные почтовые ящики сотрудников, разместив информацию на доске объявлений на рабочем месте.

Работодатель информирует работников о введении мониторинга в обычном для работодателя порядке не позднее, чем за 2 недели до начала мониторинга. Работодатель должен обозначить помещение и зону, подлежащую контролю, видимым и разборчивым образом, с помощью соответствующих знаков или звуковых объявлений не позднее чем за один день до ввода в эксплуатацию.

Обязанность маркировать помещения для мониторинга

Помещения для мониторинга должны быть заметно и разборчиво обозначены. Это должно быть сделано с помощью соответствующих знаков или звуковых объявлений. Они должны появиться не позднее чем за день до начала мониторинга.

Общего объявления о том, что на рабочих местах ведется мониторинг, недостаточно. Сотрудники должны знать, в каких именно помещениях ведется видеонаблюдение.

Размещение камер — где их нельзя устанавливать?

Наблюдение за сотрудниками не может осуществляться во всех помещениях. В Трудовом кодексе перечислены следующие помещения, в которых, как правило, не должны находиться камеры:

• санитарные комнаты;
• гардеробные;
• столовые;
• курилки.

В исключительных случаях в этих помещениях могут быть установлены камеры. Однако при этом должны быть соблюдены следующие условия в совокупности:

• установка камер в этих помещениях необходима для обеспечения безопасности работников или защиты имущества, или контроля производства, или для сохранения тайны информации, разглашение которой может нанести ущерб работодателю;
• оно не будет нарушать достоинство и другие личные права работника;

Какие документы потребуются?

Работодатель, использующий мониторинг сотрудников, должен помнить, что вопросы мониторинга должны быть прописаны в трудовом договоре.

Что необходимо включить в эти документы? Три вещи:

• цели мониторинга — они определены Трудовым кодексом, другие цели не могут быть введены; цели могут быть только для обеспечения безопасности работников, защиты собственности, контроля производства или сохранения конфиденциальной информации, раскрытие которой может нанести ущерб работодателю;
• объем мониторинга — например, видеонаблюдение, на котором может быть зафиксировано изображение сотрудников;
• способ применения мониторинга — например, какие области охватываются.

Как долго могут храниться записи?

Работодатель может хранить записи изображений сотрудников не более трех месяцев с момента записи. В настоящее время подавляющее большинство фотоаппаратов работает на основе цифровой технологии. Изображение хранится на диске. Устройство записи изображений настроено таким образом, что через три месяца на диск записывается новое изображение, тем самым стирая предыдущие записи.

Если записи изображений являются доказательством в судебном процессе, срок хранения продлевается — до юридического завершения этого процесса. То же самое относится к случаям, когда записи еще не являются доказательством в судебном процессе, но работодателю стало известно, что они могут стать доказательством в судебном процессе. В результате ему не нужно их удалять.

Для чего можно использовать записи?

Что работодатель, использующий мониторинг сотрудников, может сделать с записями камер? Те записи, на которых видны сотрудники, могут быть использованы только в тех целях, для которых они были собраны. Они не могут быть использованы в других целях. Напомним, что эти цели могут быть только:

• обеспечение безопасности сотрудников,
• защита собственности, производства,
• сохранение втайне информации, раскрытие которой может нанести ущерб работодателю.

Правила, касающиеся осуществления мониторинга на рабочем месте, точно описаны в Трудовом кодексе, которые работодатель обязан соблюдать. Самое главное, что помещения, охваченные мониторингом, должны быть заметно и разборчиво обозначены, и мониторинг не может проводиться во всех помещениях.