В профессиональной деятельности многим приходится вести интенсивную деловую переписку. Как свести к минимуму время работы с ней?

Перенесите проверку почты с утра на более позднее время. Первые часы (хотя бы час) отведите более важным делам.

Строго регламентируйте время работы с почтой. Отведите проверке почты определённое время (например, 10 минут каждые 2 часа 4 раза в день). Отложите проверку почты, если у вас нет на неё времени и возможностей в данный момент

Имея в данный момент более важные задачи, вы подвергаете себя стрессу и не можете адекватно ответить на почту. Не откладывайте решение по сообщению.

Получив письмо, старайтесь сразу оценить:

1)      принять решение по письму сразу;

2)      понять, что читать не следует;

3)      понять, что решение следует принять позже;

4)      понять, что письмо следует прочитать позже.

Лучше, если больше будет первых двух вариантов. В этом случае в вашей почте будут оставаться письма, по которым вы должны работать и принять какие-то сложные решения и те, что не являются срочными.

Избавляйтесь от спама. Подключайте коллег.

Если считаете, что кто-то из ваших коллег более компетентен в данном вопросе, то перенаправляйте письмо ему. Работа в СПб требует оперативности, поэтому не берите все задачи на себя.

Правильно формируйте тему письма:

?     Тема письма должна отражать его содержание;

?     Не демонстрируйте всем адреса ваших корреспондентов;

?     Используйте для этого графу «скрытая копия»;

?     Не забывайте, что «краткость – сестра таланта»;

?     Резюмируйте в каждом письме, что конкретно вы хотите получить от адресата;

?     Делайте ваше письме более простым для офисного чтения;

?     Используйте абзацы, списки, цифры;

?     Клавиатурные сокращения помогут ускорить работу с почтой.

Выучите действующие в вашей почте клавиатурные сокращения, и вам не потребуется отвлекаться от клавиатуры, а значит работа ускориться.

Не ждите ответа более суток.

Если прошли сутки, а ответа нет – отправляйте повторное письмо без лишних стеснений. Работа в Санкт-Петербурге подразумевает быстрое принятие решений.

Указывайте в письмах сроки исполнения

Строго спрашивайте за их соблюдением. Если просьба большая, то разбивайте её на отдельные пункты, и для каждого указывайте сроки выполнения.

Если не удаётся решить проблему за три письма, то необходимо встретиться или созвониться с адресатом и обговорить вопрос лично

Чтобы это правило действовало, надо постоянно его придерживаться. Устраивайте себе несколько дней передышки от электронной почты. Когда вы к ней вернётесь, то накопленная энергия поможет вам быстрее с ней разобраться