Согласно Федеральному закону №171 и Постановлению Правительства №1459 регистрироваться и работать в системе ЕГАИС необходимо всем участникам алкогольного рынка. Речь идет как о крепком алкоголе, так и слабоалкогольных и спиртосодержащих напитках. Строго говоря, регистрироваться в системе и вести учет должны: производители (включая сельскохозяйственных производителей), оптовики, розничные магазины и др. Как пройти регистрацию в системе можно найти в инструкции. Мы же расскажем коротко об особенностях регистрации и работы в системе.
Как зарегистрироваться в ЕГАИС
Пройти регистрацию в ЕГАИС можно самостоятельно или через посредников — сервисные центры. Для самостоятельной регистрации понадобится зайти на egais.ru, подать заявку и оформить личный кабинет. Нужна будет усиленная электронная подпись на носителе Рутокен или JaCarta. Понадобится установить специализированную программу и плагин криптопровайдера на компьютер для работы с ЭЦП. Нужно будет также установить УТМ модуль.
Какое программное обеспечение нужно установить
Особенностью УТМ и системы ЕГАИС — отсутствие пользовательского интерфейса. Это значит, что для работы нужен сторонний софт. Разработчики явно не думали упростить задачу пользователям. Программ для ЕГАИС существует огромное множество. Есть и бесплатные версии и платные. Лучше выбирать платную версию. В ходе первых месяцев использования вы поймете, почему платная лучше. Однозначно вам понадобится техническая поддержка, скорее всего, далеко не единожды. В бесплатных программах такой поддержки нет, а версии не обновляются под обновления законодательства. Важно помнить, что нарушения в порядке работы с ЕГАИС могут привести к проверкам и штрафам.
Какое оборудование понадобится
Для продаж алкогольной продукции в соответствии с ФЗ 171 и ФЗ 54 нужна профильная онлайн-касса. Речь идет не о любой кассе, а модели с более сложным специализированным программным обеспечением. Для продажи крепкого алкоголя на кассе нужен будет ключ электронной подписи. Для этого важно, чтобы был отдельный USB разъем, а лучше два (ниже вы узнаете почему). Онлайн-касса должна уметь вести помарочный учет для реализации крепкого алкоголя.
Какие функции может выполнять касса для работы в ЕГАИС:
- Запрет на продажу алкоголя по времени
- Вскрытие тары
- Постановка на баланс
- Проверка акцизных марок при продаже
- Списание алкоголя
- Запрос остатков
- Ведение журнала по алкоголю и пиву и др.
Также важно приобрести сканер двумерных штрих-кодов. Именно для этой цели кассе и нужен второй USB разъем. Если речь идет о крепком алкоголе, то по закону обязательно нужен помарочный учет. На кассе обычно сканируют акцизную марку на каждой бутылке. Именно поэтому важно, чтобы сканер поддерживал кодировку PDF-417.
Особенности работы в ЕГАИС
Каждый участник оборота должен отчитываться в систему о закупках алкоголя. Здесь не важно, ИП это или организация, тип алкоголя. При отправке груза производитель отправляет бумажную накладную и электронную в ЕГАИС. Приемка товара производится только при полном соответствии данных. Если же данные не совпадают, оформляется акт несоответствия.
При розничной продаже на кассе помимо обычного штрих-кода товара, сканируют и акцизную марку. Касса передает данные в ЕГАИС. Так система узнает о выбытии товара. Покупатель получает чек с QR-кодом. Касса отправляет данные через УТМ. При отправке данных в ФСРАР используется ключ электронной подписи, который вставлен в разъем на кассе.
При продаже спиртных напитков в общепите в систему ведется отчет о каждой вскрытой бутылке. За каждый литр отчитываться не нужно.
При продаже пивных напитков и пива в систему отчитываются о проданных бутылках в конце смены. На кассе помарочный учет не ведется. Электронный журнал учета объемов розничных продаж алкогольной продукции отменен еще в 2021 году. Если пивные напитки оформлены в кегах, то нужно перевести объем в литры.
Важно проводить выравнивание остатков в ЕГАИС. Фактическое количество алкоголя в системе и в магазине должно совпадать. Если данные расходятся, можно получить штраф. Выравнивание остатков осуществляется оформлением актов списания или постановки на баланс в зависимости от ситуации.
Каждый квартал все участники подают в ФСРАР алкогольные декларации. Их сдают по формам 7 и 8 для крепкого алкоголя, пива и пивных напитков.
